Regulamin Zawodu Adwokata
UCHWAŁA NR 140/2023 Naczelnej Rady Adwokackiej z dnia 1 grudnia 2023 roku
Regulamin wykonywania zawodu adwokata
Na podstawie art. 58 pkt 12 lit. h) ustawy z dnia 26 maja 1982 roku – Prawo o adwokaturze uchwala się, co następuje:
§ 1 - Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa zasady wykonywania zawodu adwokata w formach, o których mowa w art. 4a ustawy Prawo o adwokaturze.
2. Regulamin stosuje się do adwokata wpisanego na listę adwokatów wykonujących zawód na terenie Rzeczypospolitej Polskiej i poza jej granicami, a odpowiednio do adwokata wpisanego na listę adwokatów niewykonujących zawodu.
3. Postanowienia Regulaminu stosuje się odpowiednio do prawników zagranicznych.
4. Postanowienia Regulaminu stosuje się odpowiednio do aplikantów adwokackich.
5. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
1) ustawa Prawo o adwokaturze – ustawa z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze (t.j. Dz. U. 2022 poz. 1184 ze zm.);
2) ZZEAiGZ – Zbiór Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu (Kodeks Etyki Adwokackiej), uchwała Naczelnej Rady Adwokackiej z dnia 10 października 1998 r. (uchwała nr 2/XVIII/98 z późn. zm.);
3) Regulamin w sprawie zespołów adwokackich – uchwała Krajowego Zjazdu Adwokatury z dnia 23 listopada 1986 r. „Regulamin w sprawie zasad tworzenia, organizowania, funkcjonowania i rozwiązywania zespołów adwokackich oraz uczestniczenia w dochodzie zespołu” z późn. zm.;
4) okręgowa rada adwokacka – okręgowa rada adwokacka właściwa miejscowo dla adwokata ze względu na aktualny wpis adwokata na listę adwokatów prowadzoną przez tę radę;
5) KRAiAA – Krajowy Rejestr Adwokatów i Aplikantów Adwokackich, system teleinformatyczny, o którym mowa w art. 58a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze;
6) adwokat – osoba wpisana na listę adwokatów, zarówno wykonująca, jak też niewykonująca zawodu;
7) lista adwokatów – lista adwokatów prowadzona przez właściwą miejscowo okręgową radę adwokacką na zasadach przewidzianych w ustawie Prawo o adwokaturze i w Regulaminie organizacji i funkcjonowania okręgowych rad adwokackich;
8) prawnik zagraniczny – osoba, o której mowa w ustawie z dnia 5 lipca 2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej, wpisana na listę prawników zagranicznych prowadzoną przez właściwą okręgową radę adwokacką;
9) kancelaria adwokacka – forma wykonywania zawodu, o której mowa w art. 4a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze, w której adwokat wykonuje zawód w ramach indywidualnej działalności gospodarczej;
10) spółka – spółka, o której mowa w art. 4a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze, w której adwokat wykonuje zawód;
11) lokal – miejsce wykonywania zawodu przez adwokata;
12) środki finansowe klienta – należące do klienta lub do osoby trzeciej środki finansowe, które zostały przyjęte przez adwokata w posiadanie na podstawie umowy powiernictwa lub depozytu; 13) rachunek dla środków finansowych klienta – wyodrębniony od innych rachunków adwokata rachunek prowadzony w banku lub innej instytucji podlegającej nadzorowi władz publicznych, na którym zostały złożone środki finansowe klienta lub klientów;
14) przepisy AML – przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
15) dokumentacja AML – wszelkie informacje uzyskane lub sporządzone przez adwokata w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego lub przeprowadzenia innych czynności, o których mowa w przepisach AML;
16) adres dla doręczeń elektronicznych – adres, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych;
6. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o formie pisemnej, należy przez to rozumieć także formę dokumentową lub formę elektroniczną.
§ 2 - Wspólne zasady wykonywania zawodu
1. Adwokat, wykonując zawód, obowiązany jest przestrzegać zasad wykonywania zawodu ustalonych w ustawie Prawo o adwokaturze, w ZZEAiGZ, w niniejszym Regulaminie, a także w uchwałach organów Adwokatury lub organów izb adwokackich, w tym także w przypadku wykonywania zawodu za granicą.
2. Tytuł zawodowy: „adwokat” oraz określenia: „kancelaria adwokacka”, „spółka adwokacka” lub inne określenia formy i profilu prowadzonej działalności z użyciem określenia: „adwokacka” lub „adwokacki” we wszystkich odmianach, mogą być wykorzystywane tylko do oznaczenia działalności zawodowej polegającej na świadczeniu pomocy prawnej wykonywanej w formach, o których mowa w art. 4a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze.
3. Posługiwanie się tytułem zawodowym „adwokat” jest dopuszczalne także w działalności związanej z kształtowaniem świadomości prawnej, a także w działalności publicznej, społecznej lub kulturalnej.
4. Adwokat wpisany na listę adwokatów niewykonujących zawodu może posługiwać się jedynie tytułem „adwokat niewykonujący zawodu”.
5. Adwokat może wykonywać zawód jednocześnie w różnych formach, o których mowa w art. 4a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze, w tym także w więcej niż jednej spółce.
6. Adwokat po wyznaczeniu siedziby zawodowej może wykonywać zawód na terenie Unii Europejskiej, a poza jej granicami, jeżeli jest do tego uprawniony wg prawa miejscowego lub na podstawie umów międzynarodowych.
7. Adwokat jest zobowiązany w terminie określonym ustawą lub uchwałą organów Adwokatury lub organów izb adwokackich uiszczać składki samorządowe, a także składki z tytułu obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności zawodowych, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze, tj. składki z tytułu ubezpieczenia, o którym mowa w art. 8a ustawy Prawo o adwokaturze.
8. Adwokat ma obowiązek niezwłocznego zgłoszenia i odpowiedniego udokumentowania właściwej okręgowej radzie adwokackiej swojej informacji o okolicznościach wpływających na wysokość składek samorządowych. W przypadku zaistnienia okoliczności powodujących obniżenie wysokości składek samorządowych, adwokat jest zobowiązany do ich uiszczania w dotychczasowej wysokości do ostatniego dnia miesiąca, w którym dokonał zgłoszenia. Terminy zgłaszania zmian wpływających na wysokość składek samorządowych mogą określać uchwały zgromadzeń izb adwokackich.
9. Filie kancelarii adwokackich oraz oddziały spółek, w których adwokat wykonuje zawód mogą być zakładane na terenie Rzeczypospolitej Polskiej pod warunkiem, że w danej filii lub oddziale pomoc prawną świadczy adwokat lub inna osoba, o której mowa w art. 4a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze. W oznaczeniu „filia” lub „oddział” powinna się znaleźć pełna nazwa kancelarii adwokackiej lub firma spółki.
10. Adwokat niewykonujący zawodu nie może przyjąć zastępstwa (substytucji).
§ 3 - Rozpoczęcie wykonywania zawodu i zgłaszanie zmian
1. Adwokat przed rozpoczęciem wykonywania zawodu zobowiązany jest zgłosić okręgowej radzie adwokackiej właściwej ze względu na jego siedzibę zawodową wykonywanie zawodu w każdej z wybranych form. Zgłoszenie formy wykonywania zawodu może być wspólne lub oddzielne dla każdej z form wykonywania zawodu.
2. Zgłoszenie powinno zawierać:
1) dane podlegające wpisowi do KRAiAA, w szczególności imię (imiona) i nazwisko adwokata, nr PESEL, NIP, REGON, adres zamieszkania, adres siedziby zawodowej, o której mowa w art. 71b ust. 1 Prawa o adwokaturze, adres do doręczeń, numer telefonu oraz adres e-mail i adres dla doręczeń elektronicznych;
2) jeżeli adwokat wykonuje zawód w spółce ‒ również formę, firmę, nr KRS, siedzibę i adres spółki; adwokat w tym ostatnim przypadku zgłasza także numer telefonu, adres e-mail i adres dla doręczeń elektronicznych, jeżeli są inne niż dotychczas zgłoszone przez adwokata;
3) w miarę możliwości wskazanie co najmniej jednego adwokata, który w sytuacji trwałej lub przemijającej przeszkody w wykonywaniu zawodu będzie mógł pełnić obowiązki zastępcy wraz z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji zastępcy.
3. W przypadku gdy:
1) adwokat wykonuje zawód w lokalu niebędącym jego siedzibą zawodową, w zgłoszeniu należy również wskazać adres tego lokalu;
2) adwokat wykonuje zawód w filii, w zgłoszeniu należy wskazać również adres filii;
3) adwokat wykonuje zawód w spółce, która posiada oddział, w zgłoszeniu należy wskazać również adres oddziału.
4. Adwokat zobowiązany jest zgłosić właściwej okręgowej radzie adwokackiej zmiany danych, o których mowa w ust. 1‒3, w terminie 7 dni od zaistnienia zmian. W przypadku braku takiego zgłoszenia, skierowanie korespondencji przez organy samorządu adwokackiego na dotychczasowy adres siedziby zawodowej, o której mowa w art. 71b ust. 1 Prawa o adwokaturze lub adres dla doręczeń elektronicznych albo wskazany przez adwokata do doręczeń, wywołuje skutek doręczenia.
5. Do zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1 adwokat jest zobowiązany załączyć odpis umowy spółki, jeżeli wykonuje zawód w tej formie. Zgłoszeniu podlegają także zmiany umowy spółki. Powyższe stosuje się w razie utworzenia oddziału spółki lub utworzenia filii.
6. O rozpoczęciu działalności filii kancelarii adwokackiej lub oddziału spółki adwokat zawiadamia zarówno okręgową radę adwokacką właściwą ze względu na siedzibę zawodową adwokata lub siedzibę spółki, jak i okręgową radę adwokacką właściwą ze względu na miejsce działania filii lub oddziału.
7. Obowiązki, o których mowa w ust. 1–6, mogą być wykonane przez spółkę.
8. Adwokat może zgłosić okręgowej radzie adwokackiej właściwej ze względu na jego siedzibę zawodową informację o preferowanych przez siebie dziedzinach prawa, w celu jej umieszczenia w KRAiAA lub na liście adwokatów.
§ 4 - Postanowienia dodatkowe dotyczące wykonywania zawodu w spółce
1. Umowa spółki z udziałem adwokata powinna zawierać w szczególności:
1) postanowienie o prawie do wystąpienia przez adwokata ze spółki w przypadku istotnego naruszenia przez spółkę lub innych wspólników przepisów prawa, postanowień Regulaminu, ZZEAiGZ, innych uchwał organów Adwokatury lub organów izb adwokackich;
2) postanowienie, zgodnie z którym w przypadku utraty przez wspólnika uprawnień do wykonywania zawodu adwokata lub innego zawodu, o którym mowa w art. 4a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze, wspólnik ten powinien wystąpić ze spółki z końcem roku obrachunkowego, w którym utracił prawo wykonywania zawodu, a po bezskutecznym upływie tego terminu uważa się, że wspólnik wystąpił ze spółki w ostatnim dniu tego terminu;
3) postanowienie, zgodnie z którym wstąpić do spółki w miejsce wspólnika będącego adwokatem może wyłącznie osoba uprawniona do wykonywania jednego z zawodów, o których mowa w art. 4a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze.
2. Przy zawarciu umowy spółki z udziałem adwokata, adwokat będący stroną umowy powinien dążyć do wprowadzenia do umowy zapisu na sąd polubowny.
3. Jeżeli umowa spółki z udziałem adwokata przewiduje powołanie zarządu, członkami zarządu spółki mogą być wyłącznie wykonujący zawód adwokaci lub osoby wykonujące inne zawody, o których mowa w art. 4a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze.
§ 5 - Ochrona tajemnicy adwokackiej oraz ochrona danych osobowych
1. Adwokat jest zobowiązany chronić informacje objęte tajemnicą adwokacką, w tym tajemnicą obrończą, w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z tymi informacjami przez osoby nieuprawnione, bez względu na sposób utrwalenia tych informacji.
2. Dostęp do informacji, w tym ich nośników, objętych tajemnicą adwokacką, w tym tajemnicą obrończą, powinien być ograniczony wyłącznie do osób wykonujących czynności związane ze świadczeniem pomocy prawnej, w zakresie niezbędnym do świadczenia pomocy prawnej.
3. Adwokat powinien przechowywać dokumenty zawierające informacje objęte tajemnicą adwokacką, w tym tajemnicą obrończą, w sposób ograniczający możliwość ich utraty, zniszczenia lub zniekształcenia. Dokumenty o szczególnym charakterze lub o szczególnym znaczeniu lub w szczególnej postaci, w tym zwłaszcza oryginały takich dokumentów, powinny być szczególnie starannie chronione i zabezpieczone przez adwokata przy zastosowaniu adekwatnych do tego sposobów, technik lub nośników albo innych wymagań lub zabezpieczeń.
4. Adwokat ma obowiązek oznaczyć, że nośnik informacji zawiera dane objęte tajemnicą adwokacką lub tajemnicą obrończą związaną z wykonywaniem funkcji obrońcy, chyba że jest to technicznie niemożliwe.
5. Postanowienia niniejszego paragrafu dotyczące ochrony tajemnicy adwokackiej stosuje się odpowiednio do ochrony danych osobowych osób fizycznych przetwarzanych przez adwokata w ramach wykonywania zawodu. Adwokat jest zobowiązany chronić dane osobowe osób fizycznych przetwarzane w ramach wykonywania zawodu, stosownie do wymogów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zm.), z uwzględnieniem art. 16a i 16b ustawy Prawo o adwokaturze.
6. Adwokat, przed dopuszczeniem innej osoby niż wskazana w art. 4a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze do wykonywania czynności związanych ze świadczeniem pomocy prawnej, zobowiązany jest odebrać od tej osoby pisemne oświadczenie obejmujące jej zobowiązanie do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, które ta osoba może uzyskać w związku z wykonywaniem tych czynności.
7. W odniesieniu do danych związanych ze świadczeniem pomocy prawnej, w tym danych przetwarzanych w postaci elektronicznej, adwokat jest zobowiązany do zachowania należytej staranności w zapewnieniu ochrony tych danych przed nieuprawnionym dostępem. Rekomendowane zasady w postaci Dobrych praktyk w zakresie cyberbezpieczeństwa w działalności kancelarii adwokackich i pracy adwokata określa uchwała Naczelnej Rady Adwokackiej.
8. Adwokat zobowiązany jest niezwłocznie poinformować właściwą okręgową radę adwokacką o każdym przypadku próby lub naruszenia tajemnicy adwokackiej, w szczególności przez organy Państwa w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy. Rekomendowane postępowanie dotyczące ochrony tajemnicy adwokackiej określa uchwała Naczelnej Rady Adwokackiej.
§ 6 - Legitymacja adwokacka
1. Adwokat jest obowiązany w związku z wykonywaniem zawodu posiadać legitymację adwokacką.
2. Szczegółowe zasady dotyczące wydania, wymiany i zwrotu oraz korzystania z legitymacji adwokackiej, a także zakres danych w niej zawartych i koszty wydania określa uchwała Prezydium Naczelnej Rady Adwokackiej.
§ 7 - Lokal oraz umowa wspólnoty biurowej
1. Lokal, w którym adwokat wykonuje zawód, powinien zapewniać warunki zachowania tajemnicy adwokackiej przy udzielaniu pomocy prawnej, a także warunki właściwe dla zachowania standardów wykonywania zawodu adwokata wynikające z niniejszego Regulaminu, w tym powinien być adekwatnie zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych
2. Lokal, w którym adwokat wykonuje zawód, powinien być oznaczony w sposób niebudzący wątpliwości, że w tym lokalu wykonywany jest zawód adwokata oraz w sposób niestwarzający wrażenia, że adwokat lub spółka prowadzi działalność inną niż zawody, o których mowa w art. 4a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze.
3. Oznaczenie lokalu, w którym adwokat wykonuje zawód, powinno zawierać określenie: „adwokat”, „adwokaci”, „adwokacki” w dowolnej formie gramatycznej. W odniesieniu do spółek z niewyłącznym udziałem adwokatów wystarczające jest podanie firmy spółki z oznaczeniem „spółka prawnicza” lub podobnym, chyba że firma spółki, ze względu na jej brzmienie lub utrwaloną renomę, nie wprowadza w błąd co do charakteru prowadzonej przez spółkę działalności prawniczej. Obok powyższych oznaczeń dopuszczalne jest równoczesne stosowanie oznaczeń w języku obcym. Zaleca się stosowanie identyfikacji wizualnej, którą określa uchwała Prezydium Naczelnej Rady Adwokackiej.
4. Adwokat może zawiadomić pisemnie okręgową radę adwokacką o braku możliwości lub celowości oznaczenia lokalu, w którym wykonuje zawód, zgodnie z zasadami określonymi w ust. 2 lub 3, wskazując w zawiadomieniu przyczynę braku możliwości lub celowości takiego jego oznaczenia. Jeżeli okręgowa rada adwokacka po otrzymaniu zawiadomienia nie wyrazi sprzeciwu, adwokat dokonujący zawiadomienia nie ma obowiązku oznaczenia lokalu zgodnie z zasadami wskazanymi w ust. 2 lub 3. Okręgowa rada adwokacka może wyrazić sprzeciw w każdym czasie.
5. Postanowienia dotyczące lokalu, w którym adwokat wykonuje zawód, stosuje się odpowiednio do lokalu filii kancelarii adwokackiej i lokalu oddziału spółki z udziałem adwokata.
6. Lokal filii kancelarii adwokackiej powinien być oznaczony firmą kancelarii adwokackiej z dodaniem określenia: „filia”.
7. Lokal oddziału powinien być oznaczony firmą spółki, której jest oddziałem, z dodaniem określenia: „oddział”.
8. Prawnik zagraniczny umieszcza w oznaczeniu lokalu, w którym wykonuje stałą praktykę, tytuł zawodowy uzyskany w państwie macierzystym wyrażony w języku urzędowym tego państwa.
9. Adwokat, wykonując zawód, może wykorzystywać w tym celu lokal i jego wyposażenie wspólnie z innym adwokatem lub inną osobą, o której mowa w art. 4a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze lub inną osobą, która wykonuje prawniczy zawód zaufania publicznego, bez utworzenia spółki. Wymaga to zawarcia umowy wspólnoty biurowej (wspólnota biurowa).
10. Umowa wspólnoty biurowej powinna być zawarta na piśmie oraz zawierać w szczególności zasady ochrony informacji objętych tajemnicą zawodową przez każdego, kto jest stroną umowy wspólnoty biurowej, w tym zasady dostępu do wykorzystywanych systemów lub urządzeń, w których przechowywane są dane objęte tajemnicą adwokacką.
11. Przy zawarciu umowy wspólnoty biurowej z udziałem adwokata, adwokat będący stroną umowy powinien dążyć do wprowadzenia do umowy zapisu na sąd polubowny.
§ 8 - Umowa z klientem i dokumentacja prowadzonych spraw
1. Umowa o świadczenie pomocy prawnej powinna być zawarta w formie pisemnej, chyba że jej przedmiotem jest porada prawna lub inna czynność jednorazowa.
2. Adwokat powinien z należytą starannością dokumentować czynności wykonywane na rzecz klienta, a na jego żądanie umożliwić weryfikację podjętych w sprawie czynności.
3. Adwokat prowadzący postępowanie sądowe lub przed organem władzy publicznej powinien prowadzić akta sprawy w wersji elektronicznej lub papierowej. Tak prowadzone akta adwokat ma obowiązek przechowywać przez okres wskazany w art. 16c ustawy Prawo o adwokaturze.
4. Adwokat może przyjąć od klienta środki pieniężne na poczet wydatków za pokwitowaniem lub za pośrednictwem rachunku bankowego. Adwokat powinien dokumentować ponoszone wydatki.
5. Na żądanie klienta adwokat bez zbędnej zwłoki po zakończeniu świadczenia pomocy prawnej udostępnia klientowi dokumenty związane ze świadczoną pomocą prawną, chyba że umowa z klientem stanowi inaczej.
6. Zwrot dokumentów klientowi nie stoi na przeszkodzie zachowaniu ich kopii, w tym w postaci elektronicznej.
7. Zwrot dokumentów klientowi powinien zostać udokumentowany.
§ 9 - Obowiązki związane z ustawą AML
Szczegółowe wymogi w zakresie wykonywania obowiązków adwokata, o których mowa w przepisach AML określa uchwała Naczelnej Rady Adwokackiej.
§ 10 - Środki finansowe klienta
1. Adwokat, który przyjmuje środki finansowe klienta ponosi pełną odpowiedzialność za ich posiadanie, a nadto ma obowiązek zawrzeć z klientem umowę w formie pisemnej, określającą w szczególności:
1) wartość i rodzaj środków finansowych klienta albo sposób ich ustalenia, a także zasady ich posiadania, w tym czas ich posiadania;
2) zasady dysponowania środkami finansowymi klienta w związku ze świadczeniem pomocy prawnej;
3) zasady zwrotu niewykorzystanych środków finansowych klienta;
4) w przypadku gdy ze środków finansowych klienta ma być regulowane honorarium adwokata ‒ postanowienia określające wysokość i zasady jego wypłacania z rachunku dla środków finansowych klienta.
2. Adwokat zobowiązany jest złożyć środki finansowe klienta na rachunku prowadzonym w banku lub w innej podobnej instytucji podlegającej nadzorowi władz publicznych. Rachunek taki powinien być wyodrębniony od innych rachunków adwokata. Dopuszczalne jest prowadzenie jednego rachunku, który będzie obejmował środki finansowe wielu lub wszystkich klientów.
3. Adwokat powinien posiadać pełne i dokładne zapisy odzwierciedlające wszystkie czynności podejmowane w odniesieniu do środków finansowych klienta.
4. Niedopuszczalne jest:
1) dokonywanie potrąceń ze środków finansowych klienta, chyba że na wyraźne pisemne polecenie klienta;
2) łączenie rachunku ze środkami finansowymi klienta z innymi rachunkami;
3) regulowanie z rachunku ze środkami finansowymi klienta należności adwokata, chyba że przewiduje to umowa, o której mowa w ust. 1 lub umowa, o której mowa w § 8 ust. 1 lub podstawą tej czynności jest wykonalne orzeczenie sądu.
5. Adwokat powinien zwrócić niewykorzystane środki finansowe klienta niezwłocznie po zaistnieniu podstawy ich zwrotu, w szczególności na żądanie uprawnionego klienta.
6. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 może być spełniony w ramach zawarcia umowy, o której mowa w § 8 ust. 1.
§ 11 - Zakończenie wykonywania zawodu
1. Adwokat jest zobowiązany zawiadomić właściwą okręgową radę adwokacką o zakończeniu wykonywania zawodu na co najmniej 14 dni przed planowanym terminem zakończenia wykonywania zawodu.
2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać:
1) oznaczenie planowanej daty, z jaką adwokat zakończy wykonywanie zawodu;
2) oświadczenie, czy adwokat występuje z Adwokatury, czy wnosi o przeniesienie na listę adwokatów niewykonujących zawodu; w przypadku wniosku o przeniesienie na listę adwokatów niewykonujących zawodu, adwokat może zawiadomić o nabyciu uprawnień do emerytury;
3) wykaz prowadzonych spraw z oznaczeniem sygnatur oraz sądów lub organów, przed którymi sprawy się toczą wraz z zestawieniem terminów czynności, w tym terminów procesowych, albo oświadczenie, że nie zachodzi potrzeba wyznaczenia zastępcy adwokata.
3. Adwokat wpisany na listę adwokatów niewykonujących zawodu może w każdym czasie zawiadomić właściwą okręgową radę adwokacką o wystąpieniu z Adwokatury z jednoczesnym wskazaniem planowanej daty wystąpienia z Adwokatury.
4. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, może zawierać wskazanie kandydata na zastępcę adwokata wraz ze zgodą tego kandydata na pełnienie funkcji zastępcy.
§ 12 - Czasowa lub trwała niemożność wykonywania zawodu
1. Adwokat jest zobowiązany do niezwłocznego zawiadomienia okręgowej rady adwokackiej o niemożności wykonywania zawodu adwokata, w tym o konieczności wyznaczenia zastępcy przez dziekana okręgowej rady adwokackiej lub złożyć oświadczenie o zakończeniu wszystkich spraw.
2. W sytuacjach wyjątkowych, uniemożliwiających adwokatowi dokonanie zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, zawiadomienia takiego może dokonać w imieniu adwokata każda osoba. Dziekan okręgowej rady adwokackiej, przed podjęciem dalszych czynności, jest zobowiązany zweryfikować okoliczności podane w zawiadomieniu.
3. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, powinno nastąpić na piśmie w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności lub na co najmniej 7 dni przed planowaną niemożnością wykonywania zawodu.
§ 13 - Wyznaczenie zastępcy i zasady współdziałania w przypadku wyznaczenia zastępcy
1. Zastępcą dla adwokata może zostać wyłącznie adwokat wykonujący zawód.
2. Zastępcą dla adwokata może zostać wskazany adwokat nieposiadający siedziby zawodowej na obszarze właściwości izby adwokackiej właściwej dla adwokata, dla którego ma być zastępcą, po uprzednim uzyskaniu zgody wyznaczanego zastępcy.
3. Zwolnienie z pełnienia obowiązków zastępcy może nastąpić wyłącznie z ważnych przyczyn. Zwolnienia z obowiązków zastępcy dokonuje dziekan.
4. Adwokat może zostać wyznaczony jako zastępca wyłącznie dla trzech adwokatów jednocześnie, chyba że wyznaczony adwokat wyrazi zgodę na przyjęcie kolejnych zastępstw.
5. W szczególnych sytuacjach dziekan okręgowej rady adwokackiej może wyznaczyć więcej niż jednego zastępcę. Podział spraw pomiędzy tak wyznaczonych zastępców następuje pomiędzy zastępcami.
6. Zastępca jest zobowiązany do wykonywania niezbędnych czynności, tak aby prowadzone przez niego sprawy zastępowanego adwokata nie doznały uszczerbku.
7. Zastępca jest zobowiązany do zawiadomienia o swoim umocowaniu sądów i organów, przed którymi toczą się przejęte sprawy. Zastępca jest zobowiązany do złożenia wniosków o dostęp do spraw za pośrednictwem systemów teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub repozytoriów dokumentów.
8. Zastępca jest zobowiązany do zawiadomienia klientów zastępowanego adwokata w sprawach pozostających w toku o swoim umocowaniu i uzgodnienia z nimi zasad dalszego prowadzenia spraw.
9. Zastępca jest zobowiązany do ustalenia, czy w sprawach, które przejął za zastępowanego adwokata nie zachodzi konflikt interesów. W przypadku ustalenia tej okoliczności stosuje się ust. 3.
10. Przekazanie wykazu spraw oraz akt, w tym zarchiwizowanych, następuje w miarę możliwości na podstawie pisemnego protokołu.
11. W przypadku braku możliwości uzyskania przez zastępcę wykazu spraw oraz braku dostępu do siedziby kancelarii zastępowanego adwokata, celem ustalenia zarówno spraw pozostających w toku, jak i przejęcia akt, zastępca powinien zawiadomić o tym dziekana okręgowej rady adwokackiej i podjąć niezbędne czynności zmierzające do prawidłowego wykonania swoich zadań.
12. O każdej sytuacji uniemożliwiającej wykonywanie obowiązków zastępcy jest on zobowiązany poinformować dziekana okręgowej rady adwokackiej.
13. Adwokat zastępowany jest zobowiązany w terminie 7 dni od zawiadomienia o wyznaczeniu zastępcy przekazać mu:
1) wykaz prowadzonych spraw z oznaczeniem sygnatur oraz sądów lub organów, przed którymi sprawy się toczą wraz z zestawieniem terminów czynności, w tym terminów procesowych oraz informacją o ustalonych z klientem zasadach rozliczeń, w tym stanie tych rozliczeń;
2) akta prowadzonych spraw, w tym spraw archiwalnych i dane kontaktowe klientów, a jeżeli akta są prowadzone także lub wyłącznie w formie elektronicznej – dane pozwalające na dostęp do ich treści;
3) dokumentację AML;
4) dokumentację rachunkową lub informację o biurze rachunkowym, które prowadzi rachunkowość adwokata z upoważnieniem do udostępniania zastępcy informacji i dostępem do dokumentacji rachunkowej adwokata – w zakresie obejmującym sprawy w toku lub sprawy nierozliczone z klientem.
14. Adwokat zastępowany zobowiązany jest do udzielenia zastępcy pełnomocnictwa pocztowego do odbioru poczty.
15. Adwokat zastępowany i jego zastępca zobowiązani są do współdziałania w celu ochrony interesów klientów, w tym do udzielania sobie wszelkich informacji lub wyjaśnień dotyczących prowadzonych spraw.
16. Szczegółowe zasady wyznaczania i działania zastępcy, w tym zasady rozliczeń pomiędzy adwokatem zastępowanym a zastępcą, a także zasady ponoszenia kosztów związanych z działaniem zastępcy oraz zasady archiwizacji akt spraw zastępowanego adwokata mogą być określone w uchwale okręgowej rady adwokackiej w zakresie, w jakim nie są uregulowane w ust. 1‒15.
§ 14 - Sprawy z urzędu i pełnienie funkcji kuratora
1. Adwokat po wyznaczeniu do świadczenia pomocy prawnej z urzędu ma obowiązek niezwłocznie:
1) zapoznać się z aktami sprawy i podjąć wymagane na danym etapie postępowania czynności;
2) zawiadomić o wyznaczeniu do świadczenia pomocy prawnej z urzędu osobę, której pełnomocnikiem lub obrońcą został wyznaczony, w tym poinformować o dostępnej formie kontaktu, jeżeli nie dokonał tego organ wyznaczający lub ustanawiający.
2. Jeżeli adwokat nie może prowadzić sprawy z urzędu z ważnych przyczyn, powinien niezwłocznie wystąpić do organu, który go wyznaczył, z uzasadnionym wnioskiem o zwolnienie z obowiązku świadczenia pomocy prawnej z urzędu.
3. Jeżeli osoba, dla której adwokat został wyznaczony pełnomocnikiem lub obrońcą, wypowiada pełnomocnictwo lub stosunek obrończy, adwokat jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić o tym organ lub sąd, który go wyznaczył.
4. Złożenie przez adwokata wniosku o wyznaczenie adwokata lub innej osoby, o której mowa w art. 4a ust. 1 ustawy Prawo o adwokaturze, do czynności zawodowej, która ma być wykonana poza jego siedzibą, powinno nastąpić niezwłocznie po uzyskaniu informacji o planowanej czynności.
5. Adwokat może złożyć właściwej okręgowej radzie adwokackiej oświadczenie o woli podjęcia się pełnienia funkcji kuratora z oznaczeniem preferowanych przez siebie dziedzin prawa. Oświadczenie to może być w każdym czasie odwołane.
§ 15 - Postanowienia przejściowe i końcowe
1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2024 r.
2. W terminie do dnia 30 czerwca 2024 r. adwokaci wykonujący zawód w spółce w dniu wejścia w życie Regulaminu dostosują postanowienia umowy spółki, w której wykonują zawód, a także skład zarządu tej spółki, do postanowień Regulaminu.
3. W terminie do dnia 30 czerwca 2024 r. adwokaci będący stroną umowy wspólnoty biurowej w dniu wejścia w życie Regulaminu dostosują postanowienia umowy wspólnoty biurowej do postanowień Regulaminu.
4. W przypadkach przyjęcia przez adwokata środków finansowych klienta przed datą wejścia w życie Regulaminu, stosuje się postanowienia Regulaminu.
5. Traci moc uchwała Naczelnej Rady Adwokackiej z dnia 12 września 2009 r. w sprawie Regulaminu wykonywania zawodu adwokata w kancelarii indywidualnej lub spółkach.